Ein ERP System wird oft auch ERP Software, ERP Lösung, Unternehmenssoftware oder Warenwirtschaft genannt. Eine derartige Unternehmenslösung hilft dem Management und den Mitarbeitern bei der Planung, Steuerung und Auswertung aller Unternehmensprozesse. Zum Einsatz kommt eine ERP Lösung in den Bereichen Beschaffung, Produktion, Planung, Lagerverwaltung, Logistik, Finanzwesen, Vertrieb, Marketing, Handel, Projektgeschäft, Kundendienst, Service und im Personalwesen.
Wichtiges Merkmal einer zeitgemäßen ERP Lösung ist, dass sich die Prozesse über Abteilungs- oder Unternehmensgrenzen hinweg planen, steuern und auswerten lassen. Durch den Einsatz einer Unternehmenssoftware soll unbedingt vermieden werden, dass Daten an Abteilungs- oder Unternehmensgrenzen manuell weiterverarbeitet werden müssen, und Prozesse dadurch unnötig lange dauern. ERP Hersteller nutzen deswegen eine gemeinsame Datenbasis und setzen eine Integrationsarchitektur ein, die alle Prozesse und Daten integriert und deren Kopplung und Automatisierung ermöglicht.
Ein ERP System soll die Mitarbeiter bei der Erledigung ihrer wiederkehrenden Aufgaben im Tagesgeschäft entlasten, die Bearbeitung aller Arbeitsschritte erleichtern und die unternehmensweite Kommunikation über Geschäftsvorgänge vereinfachen. Wichtige Kriterien zur Erfolgsmessung sind die Zeitersparnis bei Arbeitsschritten, die Reduzierung der Fehlerquote, die Erhöhung der Datenqualität, die Erhöhung der Effizienz oder die Beschleunigung von Kundenanfragen.
Ein ERP System soll gleichzeitig Transparenz schaffen, damit sich alle Mitarbeiter schnell über den Status eines Vorgangs oder Prozesses informieren können. Ferner ermöglichen ERP Lösungen Auswertungen, die Entscheidungshilfen über Verbesserung der Auslastung, Produktivität und Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens ermöglichen und die Optimierungspotenziale aufzeigen.